Panduan Penulisan dan Contoh Format Surat Rasmi

Surat rasmi merupakan surat formal yang dibuat khusus untuk tujuan yang rasmi. Ia tidak boleh ditulis sesuka hati kerana ia mempunyai format tertentu, penggunaan bahasa yang betul dan tatabahasa yang sesuai. Format surat rasmi adalah selaras dan boleh digunapakai oleh semua individu, syarikat, sekolah atau agensi kerajaan bagi tujuan-tujuan rasmi. Antara tujuan rasmi yang menggunakan surat rasmi adalah surat permohonan pekerjaan, surat membuat aduan / bantahan / cadangan, surat membuat rayuan, surat meminta peruntukan / derma, surat jemputan rasmi, surat menempah barangan dan lain-lain lagi yang bersesuaian.

Surat rasmi adalah dokumentasi yang mampu dijadikan bahan rujukan apabila timbul sesuatu masalah atau perkara berbangkit. Ia bukan sahaja penting pada untuk digunakan sebagai rujukan ketika peperiksaan UPSR, PT3, SPM atau STPM, tetapi juga digunakan dalam kehidupan seharian. Setiap orang perlu tahu cara menulis surat rasmi yang betul. Sebagai contoh, sekiranya seseorang ingin membuat permohonan kerja, mereka perlu menyediakan surat permohonan kerja dengan format yang betul. Sekiranya format surat yang dihantar tidak sesuai, berkemungkinan besar permohonan kerja tersebut akan ditolak. Ia juga mencerminkan betapa seriusnya seseorang itu dalam permohonan kerja tersebut.

Begitu juga sekiranya menulis surat jemputan kepada dif-dif kehormat. Format surat jemputan sangat penting sebagai tanda penghormatan kepada seseorang. Gelaran dan pangkat perli disemak dan dipastikan betul. Jika tidak, pihak yang dijemput mungkin akan merasa tersinggung.

Dewan Bahasa dan Pustaka telah menggariskan panduan menulis surat rasmi menggunakan format yang betul. Untuk memudahkan anda, di sini dikongsikan beberapa contoh surat rasmi yang relevan sebagai rujukan. Bukan itu sahaja, contoh surat rasmi di dalam format Microsoft Word (.doc dan .docx) juga boleh dimuat turun secara terus di bawah ini.

Format Penulisan

Secara umumnya, asas penulisan surat rasmi adalah sama. Antara elemen yang perlu ada ialah:

1. Tarikh Surat
   Ia perlu ditulis pada bahagian paling kiri atas. Tarikh juga boleh ditulis selari dengan nama negeri pada bahagian alamat penerima.
2. Alamat Pengirim
   Selang satu baris sebelum meletakkan alamat pengirim.
3. Permulaan Perkataan
   Permulaan perkataan haruslah dalam huruf besar dan tanda koma perlu diletakkan di hujungnya.
4. Garis Melintang
   Kemudian selang satu baris dan letakkan satu garisan panjang melintang.
5. Alamat Penerima
   Tuliskan nama, jawatan dan alamat penerima dan setiap permulaan perkataan haruslah dalam huruf besar.
6. Kata Ganti Diri Penerima
   Tuliskan kata ganti nama diri penerima seperti Tuan / Puan. Gelaran seperti Dato’ atau Datin juga boleh digunakan sekiranya berkenaan. Pasti gelaran yang digunakan tepat dengan penerima surat rasmi tersebut.
7. Perkara atau Tajuk
   Perkara atau tajuk perlu ditulis dengan permulaan perkataan dalam huruf besar dan digariskan.
8. Permulaan Kandungan
   Mulakan penulisan kandungan menggunakan ayat yang merujuk kepada tajuk. Contoh ayat, “Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.”
9. Isi Kandungan
   Seterusnya, selang satu baris, dan perenggan kedua dibuat. Untuk perenggan yang seterusnya, ia perlu mempunyai nombor perenggan serta tanda noktah yang dimulakan dengan nombor (2).
10. Penutup
    Bagi penutup, berikan ucapan terima kasih dan penghargaan.

Contoh Surat Rasmi Kerajaan

Contoh surat rasmi versi Word (Format *.doc / *.docx) boleh dimuat turun di sini: Contoh surat rasmi kerajaan (Versi Ms Word)

Format Surat Rasmi Yang Ada Melalui dan Salinan

Dalam keadaan tertentu, terdapat juga surat rasmi yang dialamatkan terus kepada pegawai penerima yang bukan ketua jabatan. Akan tetapi, ketua jabatan perlu mengetahui akan hal berkenaan penerima surat tersebut. Surat berkenaan hendaklah melalui ketua jabatan penerima berkenaan.

Contoh:

Format Surat Rasmi Untuk Perhatian

Terdapat juga surat “untuk perhatian” yang mana ia dialamatkan terus kepada pegawai penerima yang bukan ketua jabatan. Namun begitu seperti sebelumnya, ketua jabatan perlu mengetahui akan perkara berhubung penerima berkenaan.

Penulisannya adalah seperti berikut:

• Tulis (u.p: nama pegawai) dan tidak perlu di’bold’kan tulisannya.

Contoh: